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AI Act: Müssen Unternehmen ihre Mitarbeiter im Umgang mit KI schulen?

ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini und andere KI-Systeme gehören in vielen Unternehmen längst zum Arbeitsalltag. Mitarbeiter erstellen Texte, recherchieren Informationen, analysieren Daten oder automatisieren einzelne Arbeitsschritte mit künstlicher Intelligenz.

Damit wächst auch die Verantwortung der Unternehmen.

Artikel 4 des europäischen AI Act verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen dazu, Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz ihrer Mitarbeiter und weiterer Personen zu ergreifen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten.

Die Verpflichtung gilt seit dem 2. Februar 2025. Die Regelungen zur behördlichen Überwachung und Durchsetzung gelten seit dem 2. August 2026. Die 2026 geänderte Fassung stellt klar: Unternehmen müssen Maßnahmen ergreifen, aber kein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen garantieren.

Stand: November 2026

KURZ GESAGT

Unternehmen müssen sich aktiv darum kümmern, dass Mitarbeiter KI-Systeme kompetent und verantwortungsvoll einsetzen können.

Eine bestimmte Schulungsform, ein gesetzlich vorgeschriebener Stundenumfang oder ein verpflichtendes Zertifikat sind jedoch nicht vorgesehen.

Entscheidend sind der konkrete Einsatz der KI, die damit verbundenen Risiken und das vorhandene Wissen der Mitarbeiter.

Was verlangt Artikel 4 des AI Act?

Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz der Personen zu fördern, die in ihrem Auftrag mit diesen Systemen arbeiten.

Dabei sollen insbesondere berücksichtigt werden:

technisches Wissen
bisherige Erfahrung mit KI
Ausbildung und Schulungsstand
konkrete Einsatzgebiete
Risiken des eingesetzten KI-Systems
mögliche Auswirkungen auf andere Personen

Die Verpflichtung zur Förderung der KI-Kompetenz bleibt bestehen, ohne dass für jede Person ein einheitliches Kompetenzniveau vorgeschrieben wird.

Was bedeutet die KI-Kompetenzpflicht konkret?

Betrifft das auch Unternehmen, die nur ChatGPT oder Copilot verwenden?

Ja. Ein Unternehmen muss keine eigene KI entwickeln, um unter die Regelungen zu fallen. Wer KI-Systeme im beruflichen Umfeld unter eigener Verantwortung nutzt, kann bereits Betreiber eines KI-Systems im Sinne des AI Act sein.

Beispiele sind ChatGPT für Texte oder Recherche, Microsoft Copilot, KI-Bilder und Videos, Dokumentenanalyse, KI im Marketing und in der Kundenkommunikation, KI-Telefonassistenten sowie KI-Funktionen in Unternehmenssoftware.

Entscheidend ist, wie KI im Arbeitsalltag eingesetzt wird. Beschäftigte sollten die konkreten Risiken der verwendeten Systeme kennen – etwa überzeugend formulierte, aber falsche Antworten.

Ist eine formelle KI-Schulung vorgeschrieben?

Der AI Act schreibt keine bestimmte Schulung und kein bestimmtes Trainingsformat vor. Unternehmen müssen jedoch geeignete Maßnahmen treffen, um die KI-Kompetenz ihrer Mitarbeiter zu fördern.

Welche Maßnahmen angemessen sind, hängt vom tatsächlichen Einsatz ab. Bei einfachen Anwendungen kann eine passende interne Einweisung ausreichen. Bei umfangreicheren oder risikoreicheren Einsatzgebieten können weitergehende Schulungen erforderlich sein. Das bloße Bereitstellen einer Bedienungsanleitung ist nicht in jedem Fall ausreichend.

Muss jeder Mitarbeiter dieselbe Schulung erhalten?

Nein. Art und Umfang der Maßnahmen richten sich nach Aufgaben, Vorkenntnissen und Einsatzgebiet. Mitarbeiter im Marketing benötigen andere Kenntnisse als Personen, die KI in Personalprozessen, technischen Abläufen oder automatisierter Kundenkommunikation einsetzen.

Der AI Act verfolgt einen kontext- und risikobasierten Ansatz. Ein bestimmtes individuelles Kompetenzniveau muss nach Artikel 4 nicht garantiert werden.

Braucht man ein Zertifikat?

Nein. Ein gesetzlich vorgeschriebenes Zertifikat gibt es nicht.

Teilnahmebestätigungen, Lernnachweise oder interne Dokumentationen können jedoch helfen, die getroffenen Maßnahmen nachvollziehbar festzuhalten. Ein Zertifikat allein ersetzt keine zum konkreten Einsatz passenden Maßnahmen.

Was sollten Mitarbeiter über KI wissen?

Funktionsweise von KI

Mitarbeiter sollten grundsätzlich verstehen, wie generative KI arbeitet und warum sie keine klassische Wissensdatenbank ist.

Fehler und Halluzinationen

KI-Ausgaben können überzeugend formuliert und trotzdem falsch sein. Ergebnisse müssen deshalb abhängig vom Einsatzgebiet überprüft werden.

Datenschutz

Personenbezogene Daten, Kundendaten, Geschäftsgeheimnisse oder vertrauliche Informationen dürfen nicht unkontrolliert in externe KI-Systeme eingegeben werden.

Urheberrecht

Bei Texten, Bildern, Code und anderen KI-generierten Inhalten können urheberrechtliche Fragen entstehen.

Verantwortlichkeit

Eine KI trägt keine unternehmerische Verantwortung. Entscheidungen und Ergebnisse müssen je nach Anwendung weiterhin von geeigneten Personen geprüft werden.

Interne Regeln

Unternehmen sollten festlegen, welche KI-Systeme verwendet werden dürfen und welche Daten verarbeitet werden dürfen.

KI-Kompetenz im Unternehmen systematisch aufbauen.

VON DER PFLICHT ZUR PRAXIS

Der AI Act schreibt keinen bestimmten Kurs vor. Unternehmen müssen jedoch geeignete Maßnahmen treffen, damit Mitarbeiter KI-Systeme kompetent und verantwortungsvoll einsetzen können.

Mit der FARRAGO Academy haben wir eine digitale Lernplattform entwickelt, mit der Unternehmen KI-Kompetenz strukturiert aufbauen können.

Grundlagen verstehen

Funktionsweise, Chancen und Grenzen von KI kennenlernen.

Sicher anwenden

Datenschutz, Risiken und verantwortungsvollen Umgang mit KI verstehen.

Wissen überprüfen

Lerninhalte, Prüfungen und dokumentierbare Qualifizierungsmaßnahmen miteinander verbinden.

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Wie lässt sich die Anforderung im Unternehmen umsetzen?

Die Maßnahmen sollten zu den tatsächlich eingesetzten KI-Systemen und den Aufgaben der Menschen passen, die damit arbeiten. Klare Zuständigkeiten und eine nachvollziehbare Dokumentation helfen bei der Umsetzung.

Muss die KI-Schulung dokumentiert werden?

Artikel 4 schreibt kein bestimmtes Dokumentationsformat vor. Die Bundesnetzagentur empfiehlt jedoch, Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz nachvollziehbar zu dokumentieren.

Sinnvoll festgehalten werden können Datum, Teilnehmer, behandelte Themen, eingesetzte KI-Systeme, interne Leitlinien und weitere Qualifizierungsmaßnahmen.

Braucht jedes Unternehmen einen KI-Beauftragten?

Nein. Artikel 4 schreibt weder einen eigenen KI-Beauftragten noch ein AI-Governance-Board vor.

Gerade kleinere Unternehmen können die Umsetzung pragmatisch organisieren. Wichtig sind klare Verantwortlichkeiten und nachvollziehbare Regeln.

Was gilt bei Hochrisiko-KI?

Bei Hochrisiko-KI-Systemen gelten zusätzliche Anforderungen. Insbesondere Personen, die die menschliche Aufsicht übernehmen, müssen über die dafür erforderliche Kompetenz, Schulung und Befugnis verfügen.

Diese systemspezifischen Anforderungen sind gesondert zu prüfen. Eine allgemeine KI-Einführung ersetzt nicht automatisch die Qualifikation für die Aufsicht über ein konkretes Hochrisiko-System.

Was passiert, wenn Unternehmen gar nichts tun?

Die KI-Kompetenzpflicht ist Bestandteil des AI Act. Nach den Hinweisen der Europäischen Kommission gelten die Regelungen zur behördlichen Überwachung und Durchsetzung seit dem 2. August 2026; zuständig sind die nationalen Marktüberwachungsbehörden.

Ob und welche Maßnahmen oder Sanktionen im Einzelfall in Betracht kommen, richtet sich nach den anwendbaren Vorschriften und dem konkreten Sachverhalt. Aus Artikel 4 folgt kein pauschales Bußgeld für einen fehlenden Kurs oder ein fehlendes Zertifikat.

Was Unternehmen jetzt konkret tun sollten

01 · KI-Systeme erfassen

Welche KI-Anwendungen werden bereits eingesetzt? Dabei auch Werkzeuge berücksichtigen, die Mitarbeiter möglicherweise eigenständig verwenden.

02 · Einsatzgebiete bewerten

Für welche Aufgaben wird KI eingesetzt? Welche Daten werden verarbeitet und welche Risiken entstehen?

03 · Regeln festlegen

Welche Systeme dürfen verwendet werden? Welche Daten dürfen eingegeben werden? Welche Ergebnisse müssen überprüft werden?

04 · Mitarbeiter qualifizieren

Die Qualifizierung sollte zu Einsatzgebiet, Wissensstand und Aufgaben passen.

05 · Maßnahmen dokumentieren

Schulungen, Leitlinien und Änderungen nachvollziehbar festhalten.

Warum KI-Kompetenz mehr ist als eine gesetzliche Pflicht

Der AI Act gibt den rechtlichen Rahmen vor. Der größere Nutzen für Unternehmen liegt jedoch darin, KI kontrolliert und sinnvoll einzusetzen.

Mitarbeiter, die KI verstehen, können besser einschätzen:

welche Aufgaben sich für KI eignen
wann Ergebnisse kontrolliert werden müssen
welche Informationen nicht eingegeben werden dürfen
wie KI sinnvoll eingesetzt wird
wo menschliche Beurteilung unverzichtbar bleibt

Damit wird aus unkontrolliertem „Wir verwenden halt ChatGPT“ ein strukturierter und produktiver Einsatz von künstlicher Intelligenz im Unternehmen.

Weitere Möglichkeiten finden Sie unter KI & Automatisierung, KI-Schulungen für Teams und individuelle Software & SaaS.

Häufige Fragen zum AI Act und zu KI-Schulungen

Ist eine KI-Schulung gesetzlich vorgeschrieben?

Nicht in Form eines bestimmten Kurses. Unternehmen müssen jedoch Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz der Personen treffen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten.

Seit wann gilt Artikel 4 des AI Act?

Die Verpflichtung gilt seit dem 2. Februar 2025. Die 2026 geänderte Fassung hält an der Pflicht zu Maßnahmen fest, verlangt aber kein garantiertes individuelles Kompetenzniveau.

Muss jeder Mitarbeiter geschult werden?

Relevant sind insbesondere Personen, die im Auftrag des Unternehmens mit KI-Systemen arbeiten. Umfang und Inhalt der Maßnahmen können je nach Rolle, Vorkenntnissen und Einsatzgebiet unterschiedlich sein.

Braucht man ein Zertifikat?

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Nein. Ein gesetzlich vorgeschriebenes Zertifikat gibt es nicht. Lernnachweise und Teilnahmebestätigungen können die interne Dokumentation ergänzen.

Betrifft der AI Act auch Unternehmen, die ChatGPT einsetzen?

Ja. Auch der berufliche Einsatz externer KI-Systeme kann unter die Anforderungen an Betreiber von KI-Systemen fallen. Die Maßnahmen sollten auf die verwendeten Systeme und ihre konkreten Risiken abgestimmt sein.

Muss eine KI-Schulung regelmäßig wiederholt werden?

Es gibt keinen allgemein vorgeschriebenen festen Wiederholungszeitraum. Da sich KI-Systeme, Einsatzgebiete und Risiken verändern, sollten Unternehmen ihre Maßnahmen regelmäßig überprüfen und bei Bedarf auffrischen.

AI Act verstehen. KI sicher einsetzen.

KI-KOMPETENZ IM UNTERNEHMEN

Die FARRAGO Academy verbindet KI-Grundlagen, praktische Anwendung und strukturierte Wissensvermittlung für Unternehmen.

So lässt sich KI-Kompetenz nicht nur vermitteln, sondern nachvollziehbar in den Unternehmensalltag integrieren.

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Stand: November 2026

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